Política de Retención de Datos

Política de Retención de Datos 

1. DECLARACIONES DE LA LICENCIA
   
   
2. FINALIDAD 
   
   
3. ALCANCE 
   
   
4. INFORMACIÓN PERSONAL Y PROTECCIÓN DE DATOS 
   
   
5. OBJETIVOS 
   
   
6. ORIENTACIONES Y PROCEDIMIENTOS
   6.1 Protocolos de periodo de retención
   6.2 Propietarios Designados
   6.3 Clasificación de documentos
   6.4 Suspensión de la eliminación de registros para litigios o reclamaciones 6.5 Almacenamiento y acceso de registro de datos 

7. EXPIRACIÓN DEL PERÍODO DE RETENCIÓN
   7.1 Destrucción y disposición de los registros y datos
   7.1.1 Registros de papel
   7.1.2 Registros y sistemas electrónicos e informáticos
   7.1.2 Comunicación interna y memorandums generales 

8. BORRADO SEGURO
   8.1 Datos de categorías especiales 

9. CUMPLIMIENTO Y MONITOREO 
10. RESPONSABILIDADES 

POLITICA DE RETENCIÓN DE DATOS Y BORRADO SEGURO 

(1) DECLARACIONES DE LA LICENCIA 

Delete Technology Group (en lo sucesivo, "DELETE") reconoce que la gestión eficiente  de sus datos y registros es necesaria para apoyar sus funciones comerciales principales,  para cumplir con sus obligaciones legales, y reglamentarias, para garantizar la protección  de la información personal y para permitir la gestión efectiva de la organización. 

Esta política y los documentos relacionados cumplen con los estándares y expectativas  establecidos por los requisitos contractuales y legales y se ha desarrollado para cumplir  con las mejores prácticas de gestión de registros empresariales, con el objetivo de  garantizar un enfoque estructurado para el control de documentos. 

Es necesario realizar registros y gestión de datos eficaces y adecuados para: 

• Hay que asegurar que el negocio se lleve a cabo de manera estructurada, eficiente y  responsable 
• Hay que asegurar que la empresa obtenga el mejor valor a través de mejoras en la  calidad y el flujo de información y una mayor coordinación de registros y sistemas de  almacenamiento 
• Apoyar las funciones principales del negocio y proporcionar evidencia de conducta y el  mantenimiento adecuado de sistemas, herramientas, recursos y procesos •Cumplir con los requisitos legislativos, legales y reglamentarios 
• Ofrecer servicios a los empleados, clientes y partes interesadas y proteger los intereses  de los empleados, clientes y partes interesadas de manera coherente y equitativa •Ayudar en la formación de políticas de documentos y la toma de decisiones gerenciales •Proporcionar continuidad en caso de un desastre o violación de la seguridad •Protección de la información personal y los derechos del interesado •Evite datos inexactos o engañosos y minimice los riesgos para la información personal •Borrar datos de acuerdo con los requisitos legislativos y reglamentarios •La información mantenida durante más tiempo del necesario conlleva un riesgo y un  costo adicionales y puede infringir las normas y principios de protección de datos.  DELETE solo conserva registros e información por razones comerciales legítimas o  legales y siempre cumple plenamente con las leyes de protección de datos, orientación y  mejores prácticas. 

(2) FINALIDAD 

El propósito de este documento es proporcionar la declaración de intención de DELETE  sobre cómo proporciona un sistema de gestión de datos y registros estructurado y  conforme. Definimos 'registros' como todos los documentos, independientemente del  formato; que facilitan las actividades comerciales, y a partir de entonces se retienen para  proporcionar pruebas de transacciones y funciones. 

Dichos registros podrán crearse, recibirse o mantenerse en papel o en formato  electrónico, siendo la definición general de gestión de registros un campo de gestión  responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento,  uso, distribución, almacenamiento y eliminación de registros. 

(3) ALCANCE 

Esta política se aplica a todo el personal de DELETE (es decir, personal permanente, de  duración fija y temporal, cualquier representante o subcontratista de terceros,  trabajadores de agencias, voluntarios, pasantes y agentes contratados con DELETE en  el México o en el extranjero). La adhesión a esta política es obligatoria y el  incumplimiento podría dar lugar a medidas disciplinarias. 

(4) INFORMACIÓN PERSONAL Y PROTECCIÓN DE DATOS 

DELETE necesita recopilar información personal sobre las personas con las que  empleamos, trabajar con una relación comercial, llevar a cabo de manera efectiva y  conforme nuestras funciones y actividades comerciales diarias, y proporcionar los  productos y servicios definidos por nuestro tipo de negocio. Esta información puede  incluir (pero no se limita a), nombre, dirección, dirección de correo electrónico, datos de  nacimiento, dirección IP, número de identificación, información privada y confidencial,  información confidencial y datos bancarios. 

Además, ocasionalmente podemos estar obligados a recopilar y utilizar ciertos tipos de  información personal para cumplir con los requisitos de la ley y /o regulaciones, sin  embargo, estamos comprometidos a recopilar, procesar, almacenar y destruir toda la  información de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos, la ley de  protección de datos de México y cualquier otra regla o código de conducta del organismo  legal o regulador asociado que se aplique a nuestro negocio y/o la información que  procesamos y almacenamos. 

Nuestra Política y procesos de retención de datos cumplen plenamente con el quinto  principio del RGPD en el quinto artículo 5:  

Los datos personales se conservarán en una forma que permita la identificación de los  interesados durante no más tiempo del necesario para los fines para los que se procesan  los datos personales; Los datos personales podrán almacenarse durante períodos más  largos en la medida en que los datos personales se tratarán únicamente con fines de  archivo de interés público, de investigación científica o histórica o de fines estadísticos de  conformidad con el artículo 89, apartado 1, con sujeción a la aplicación de las medidas  técnicas y organizativas adecuadas exigidas por el presente Reglamento con el fin de  salvaguardar los derechos y libertades del interesado («limitación de almacenamiento»). 

(5) OBJETIVOS 

Un registro es información, independientemente de los medios de comunicación, creada,  recibida y mantenida que evidencia el desarrollo y cumplimiento de los requisitos  reglamentarios, las prácticas comerciales, las políticas legales, las transacciones  financieras, las actividades administrativas, las decisiones comerciales o las acciones  acordadas.  

El objetivo de DELETE es implementar los procedimientos y sistemas de gestión de  registros necesarios que evalúen y gestionen los siguientes procesos:  

• La creación y captura de registros 
• Cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales •El almacenamiento de registros 
• La protección de la integridad y autenticidad de los registros 
• El uso de los registros y la información contenida en los mismos 
• La seguridad de los registros 
• Acceso y eliminación de registros 

Los registros contienen información que es un recurso único e invaluable para DELETE  y es un activo operativo importante. Un enfoque sistemático de la gestión de nuestros  registros es esencial para proteger y preservar la información contenida en ellos, así  como las personas a las que se refiere dicha información. Los registros también son  fundamentales en la documentación y la evidencia de todas las funciones y actividades  comerciales. 

Los objetivos y principios de DELETE en relación con la retención de datos son:  •Hay que asegurar que DELETE lleve a cabo de manera ordenada, eficiente y  responsable 

• Apoyar las funciones principales del negocio y proporcionar evidencia de retención,  borrado y destrucción  
• Desarrollar y mantener un programa de gestión de registros eficaz y adecuado para  garantizar el archivado, la revisión y la destrucción eficaces de la información •Conservar únicamente la información personal durante el tiempo que sea necesario •Cumplir con el reglamento de protección de datos pertinente, la legislación y cualquier  obligación contractual 
• Garantizar la eliminación segura de datos confidenciales y activos de información •Asegurar que los registros y documentos se conserven para el período legal, contractual  y reglamentario establecido de acuerdo con las normas o términos de cada organismo. •Asegúrese de que ningún documento se retiene por más tiempo del que está legal o  contractualmente permitido 
• Mitigar contra riesgos o violaciones en relación con la información confidencial

(6) ORIENTACIONES Y PROCEDIMIENTOS 

DELETE gestiona los registros de manera eficiente y sistemática, de manera coherente  con los requisitos del RGPD, ISO15489 y los Códigos de Práctica regulatorios sobre  Gestión de Registros. La formación en gestión de registros es obligatoria para todo el  personal como parte del programa de capacitación legal y de cumplimiento de DELETE  y esta política se difunde ampliamente para garantizar un enfoque estandarizado para la  retención de datos y la gestión de registros. Se crearán, mantendrán y conservarán  registros para proporcionar información y evidencia de las transacciones, clientes,  empleo y actividades de DELETE. Las programaciones de retención regirán el período  en que se conservarán los registros. Nuestra intención es garantizar que todos los  registros y la información contenida en los mismos sean:  

Preciso: los registros siempre se revisan para asegurarse de que son una  representación completa y precisa de las transacciones, actividades o prácticas que  documentan 

Accesible: Los registros siempre están disponibles y accesibles cuando es necesario  (con permisos de seguridad adicionales para el personal seleccionado cuando sea  aplicable al contenido del documento) 

Completo: Los registros tienen el contenido, el contexto y la estructura necesarios para  permitir la reconstrucción de las actividades, prácticas y transacciones que documentan 

Cumple con los requisitos: Los registros siempre cumplen con los requisitos legales y  reglamentarios de mantenimiento de registros 

Supervisado– el personal, la empresa y el sistema de cumplimiento de esta Política de  Retención de Datos se supervisan regularmente para garantizar que los objetivos y  principios se cumplen en todo momento y que se cumplen todos los requisitos legales y  reglamentarios. 

(6.1) PROTOCOLOS DE PERÍODO DE RETENCIÓN 

Todos los registros retenidos durante sus períodos especificados son rastreables y  recuperables. Cualquier movimiento, uso o acceso a archivos se realiza un seguimiento  y se registra, incluidos los cambios interpartamentales. Toda la información de la  empresa y de los empleados se conserva, almacena y destruye de acuerdo con las  directrices legislativas y reglamentarias. 

Para todos los datos y registros obtenidos, utilizados y almacenados en DELETE,  nosotros:  

1.Realizar revisiones periódicas de los datos retenidos, comprobar el propósito, la validez  continua, la exactitud y el requisito de 

2.Establecer revisiones periódicas de los datos retenidos 

3.Establecer y verificar los períodos de retención de los datos, con especial  consideración dada en las siguientes áreas: 

• Los requisitos de DELETE 
• El tipo de datos personales 
• El propósito del procesamiento 
• Base legal para el tratamiento 
• Las categorías de interesados 
• Información estándar y avisos de privacidad.
• Cuando no sea posible definir un período de retención legal, según el requisito del  RGPD, DELETE identificará los criterios por los cuales se puede determinar el período  y lo proporcionará al interesado a petición y como parte de nuestras divulgaciones de  información estándar y avisos de privacidad 
• Tener procesos en marcha para asegurar que los registros pendientes de auditoría,  litigio o investigación no sean destruidos o alterados 
• Transferir registros y datos basados en papel a un formato de medios alternativo en  casos de largos períodos de retención (con la vida útil de los medios y la capacidad de  migrar datos cuando sea necesario siempre teniendo en cuenta) 

(6.2) PROPIETARIOS DESIGNADOS 

Todos los sistemas y registros tienen propietarios designados (IAO) a lo largo de su ciclo  de vida para garantizar la rendición de cuentas y un enfoque estratificada para la  retención y destrucción de datos. Los propietarios se asignan en función del rol, el área  de negocio y el nivel de acceso a los datos necesarios. El propietario designado está  registrado en el Registro de Retención y es totalmente accesible para todos los  empleados. Los datos y registros nunca se revisan, eliminan, acceden o destruyen con la  autorización previa y el conocimiento del propietario designado. 

(6.3) CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS 

DELETE ha detallado los protocolos de gestión de activos para identificar, clasificar,  gestionar, registrar y coordinar los activos de DELETE (incluida la información) para  garantizar su seguridad y la protección continua de cualquier dato confidencial que  almacenen o a los que den acceso.  

Utilizamos un Registro de Activos de Información (IAR) para documentar y clasificar los  activos bajo nuestra competencia y llevar a cabo auditorías de información periódicas  para identificar, revisar y documentar todos los flujos de datos dentro de DELETE.  También llevamos a cabo auditorías periódicas de información que nos permiten  identificar, clasificar y registrar toda la información personal obtenida, procesada y  compartida por nuestra empresa en nuestra calidad de controlador y procesador y ha  sido compilada en un registro central que incluye:  

• Qué datos personales tenemos 
• De donde vino 
• Con quién lo compartimos 
• Base legal para procesarlo 
• ¿En qué formato(s) se encuentra 
• ¿Quién es responsable de ello? 
• Períodos de retención 
• Nivel de acceso (es decir, total, parcial, restringido, etc.) 
• Nuestras auditorías y registros de información nos permiten asignar clasificaciones a  todos los registros y datos, asegurando así que somos conscientes de la finalidad,  riesgos, regulaciones y requisitos para todos los tipos de datos. Utilizamos 5 tipos de  clasificación principales: - 
• Sin clasificar - información no de valor y / o retenida durante un período limitado donde  la clasificación no es necesaria o necesaria 
• Público - información que se obtiene libremente del público y como tal, no se clasifica  como personal o confidencial 
• Interno - información que es únicamente para uso interno y no procesa información  externa ni permite el acceso externo 
• Personal - información o un sistema que procesa información que pertenece a un  individuo y se clasifica como personal bajo las leyes de protección de datos •Confidencial - información privada o sistemas que deben protegerse al más alto nivel y  se les otorgan restricciones de acceso y alta autenticación de usuario •La clasificación se utiliza para decidir qué restricción de acceso debe aplicarse y el nivel  de protección concedido al registro o a los datos.  

La clasificación junto con el tipo de activo, el contenido y la descripción se utilizan para  evaluar el nivel de riesgo asociado con la información y, a continuación, se puede aplicar  la acción de mitigación.

6.4 SUSPENSIÓN DE LA ELIMINACIÓN DE REGISTROS PARA  LITIGIOS O RECLAMACIONES  

(6.4) SUSPENSIÓN DE LA ELIMINACIÓN DE REGISTROS PARA LITIGIOS O  RECLAMACIONES 

Si DELETE es atendido con cualquier solicitud legal de registros o información, cualquier  empleado se convierte en objeto de una auditoría o investigación o se nos notifica el  inicio de cualquier litigio contra nuestra firma, suspenderemos la eliminación de cualquier  registro programado hasta que podamos determinar el requisito para dichos registros  como parte de un requisito legal. 

(6.5) ALMACENAMIENTO Y ACCESO DE REGISTROS Y DATOS 

Los documentos se agrupan por categoría y, a continuación, en orden de fecha claro  cuando se almacenan y/o archivan. Los documentos siempre se conservan en un lugar  seguro, siendo el personal autorizado el único en tener acceso. Una vez transcurrido el  período de retención, los documentos se revisan, archivan o destruyen  confidencialmente, dependiendo de su propósito, clasificación y tipo de acción. 

(7) EXPIRACIÓN DEL PERÍODO DE RETENCIÓN 

Una vez que un registro o datos han alcanzado la fecha de período de retención  designado, el propietario designado debe consultar el registro de retención de la acción  que se debe realizar. No se espera que todos los datos o registros se eliminen al expirar;  a veces es suficiente anonimizar los datos de acuerdo con los requisitos del RGPD o  archivar registros durante un período adicional. 

(7.1) DESTRUCCION Y DISPOSICION DE LOS REGISTROS Y DATOS 

Toda la información de carácter confidencial o sensible en papel, tarjeta, microficha o  soporte electrónico debe ser destruida de forma segura cuando ya no sea necesaria.  Esto garantiza el cumplimiento de las leyes de protección de datos y el deber de  confidencialidad que debemos a nuestros empleados, clientes y clientes.  

DELETE se compromete a la eliminación segura y segura de cualquier residuo  confidencial y activos de información de acuerdo con nuestras obligaciones contractuales  y legales y que lo hacemos de manera ética y conforme.  

Confirmamos que nuestro enfoque y procedimientos cumplen con las leyes y  disposiciones establecidas en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y  que el personal está capacitado y asesorado en consecuencia sobre los procedimientos  y controles vigentes. 

(7.1.1) REGISTROS DE PAPEL 

Debido a la naturaleza de nuestro negocio, DELETE conserva la información personal  basada en papel y, como tal, tiene el deber de garantizar que se elimine de una manera  segura, confidencial y conforme. DELETE utilizar un proveedor de servicios de trituración  local para eliminar todos los materiales de papel. 

Las máquinas trituradoras de empleados y los sacos de desecho confidenciales están  disponibles en todo el edificio y cuando utilizamos un proveedor de servicios para  grandes desechos, se llevan a cabo colecciones periódicas para garantizar que los datos  confidenciales se eliminen adecuadamente. 

(7.1.2) REGISTROS Y SISTEMAS ELECTRÓNICOS E INFORMATICOS 

DELETE utiliza numerosos sistemas, computadoras y equipos tecnológicos en el  funcionamiento de nuestro negocio. De vez en cuando, dichos activos deben ser  eliminados y debido a la información que se mantiene sobre ellos mientras están activos,  esta eliminación se maneja de manera ética y segura. 

La supresión de los registros electrónicos debe organizarse conjuntamente con el  Departamento de TI, que garantizará la eliminación de todos los datos del medio para  que no puedan ser reconstruidos. Cuando se identifican registros o archivos de datos  para su eliminación, sus datos deben ser proporcionados al propietario designado para  mantener un registro de registros destruidos efectivo y actualizado. 

Sólo el Departamento de TI puede autorizar la eliminación de cualquier equipo  informático y debe aceptar y autorizar dichos activos del departamento personalmente.  Siempre que sea posible, la información se borra del equipo mediante el uso de software  y formato, sin embargo, esto todavía puede dejar huellas o información personal que es  accesible y por lo tanto también cumplimos con la disposición segura de todos los  activos. 

En todos los casos de eliminación, el Departamento de TI debe completar un formulario  de eliminación y confirmar la eliminación y destrucción exitosas de cada activo.  

Esto también debe incluir un certificado válido de eliminación del proveedor de servicios  que elimine el activo con formato o triturado. Una vez que se ha producido la eliminación,  el Departamento de TI es responsable de establecer contacto con la información del  Propietario del Activo y actualizar el Registro de Activos de Información para el activo que  se ha eliminado. 

Es responsabilidad explícita del propietario del activo y del Departamento de TI  asegurarse de que todos los datos relevantes se han eliminado lo suficiente del  dispositivo de TI y se han realizado copias de seguridad antes de solicitar la eliminación  y/o antes de la recogida programada. 

(7.1.2) COMUNICACIÓN INTERNA Y MEMORANDUMS GENERALES 

A menos que se indique lo contrario en esta política o en el registro de períodos de  retención, la correspondencia y los memorandos internos deben conservarse durante el  mismo período en el que pertenecen o apoyan (es decir, cuando una nota pertenezca a  un contrato o archivo personal, se debe observar el período de retención y la  presentación pertinentes). 

Cuando la correspondencia o los memorándums que no pertenezcan a ningún  documento que ya haya sido asignado un período de retención, deberán suprimirse o  triturarse una vez que cesa la finalidad y utilidad del contenido o a un máximo de 2 años. 

Ejemplos de correspondencia y memorandos de rutina incluyen (pero no se  limitan a):  

• Correos electrónicos internos 
• Notas y agendas de la reunión 
• Consultas y respuestas generales 
• Carta, notas o correos electrónicos de temas intrascendentes 

(8) BORRADO SEGURO 

En circunstancias específicas, los interesados tienen derecho a solicitar que se borren  sus datos personales, sin embargo, DELETE reconoce que no se trata de un «derecho al  olvido» absoluto. Los interesados sólo tienen derecho a que se borren los datos  personales y a impedir el tratamiento si se aplica una de las siguientes condiciones:  

1. Cuando los datos personales ya no sean necesarios en relación con la finalidad para  la que fueron originalmente recogidos/procesados 
2. Cuando el individuo retira el consentimiento
   
3. Cuando el individuo se opone al tratamiento y no hay un interés legítimo superior para  continuar el tratamiento 
4. Los datos personales fueron tratados ilegalmente 
5. Los datos personales deben ser borrados para cumplir con una obligación legal 6. Los datos personales se tratan en relación con la oferta de servicios de la sociedad de  la información a un niño 
6. Cuando se aplica una de las condiciones anteriores y DELETE recibió una solicitud  para borrar datos, primero nos aseguramos de que no se aplique ninguna otra obligación  legal o interés legítimo. Si estamos seguros de que el interesado tiene derecho a que se  borren sus datos, el Delegado de Protección de Datos lo lleva a cabo en colaboración con  cualquier director de departamento y el equipo de TI para garantizar que se hayan  borrado todos los datos relacionados con esa persona. 
7. Estas medidas nos permiten cumplir con un derecho de supresión de los interesados,  mediante el cual una persona puede solicitar la eliminación o eliminación de datos  personales cuando no hay ninguna razón convincente para su procesamiento continuo.  Aunque nuestros procedimientos estándar ya eliminan los datos que ya no son  necesarios, seguimos un proceso específico para las solicitudes de borrado para  garantizar que se cumplen todos los derechos y que no se han conservado datos durante  más tiempo del necesario. 
8. Cuando recibimos una solicitud para borrar y/o eliminar información personal de un  interesado, se sigue el siguiente proceso: - 
9. La solicitud se asigna al Delegado de Protección de Datos y se registra en el Registro  de Solicitud de Eliminación 
10. El DPO localiza toda la información personal relacionada con el interesado y la revisa  para ver si todavía se está procesando y sigue siendo necesaria para la base legal y el  propósito que originalmente estaba destinado 
11. La solicitud se revisa para asegurarse de que cumple con uno o más de los motivos  de supresión. 
12. Los datos personales ya no son necesarios en relación con los fines para los que  fueron recogidos o tratados de otro modo 
13. El interesado ha retirado el consentimiento en el que se basa el tratamiento y cuando  no hay ningún otro fundamento jurídico para el tratamiento. 
14. El interesado se opone al tratamiento y no existen motivos legítimos imperiosos para  el tratamiento 
15. Los datos personales han sido tratados ilegalmente17. Los datos personales deben  ser borrados para el cumplimiento de una obligación legal 
16. Los datos personales se han recopilado en relación con la oferta de servicios de la  sociedad de la información a un niño 
17. Si la solicitud de supresión cumple con uno de los motivos anteriores, se borra dentro  de los 30 días posteriores a la recepción de la solicitud 

20.El DPO escribe al interesado y les notifica por escrito que se ha concedido el derecho  de supresión y proporciona detalles de la información borrada y la fecha de supresión 21.Cuando DELETE haya hecho público alguno de los datos personales y se conceda la  supresión, daremos todas las medidas razonables para eliminar referencias públicas,  enlaces y copias de datos y para contactar a controladores y/o procesadores  relacionados e informarles de la solicitud de datos para borrar dichos datos personales. 

Si por alguna razón, no podemos actuar en respuesta a una solicitud de borrado, siempre  proporcionamos una explicación por escrito a la persona y le informamos de su derecho  a presentar una queja ante la Autoridad de Supervisión y a un recurso judicial. Tales  negativas a borrar datos incluyen:  

• Ejercer el derecho a la libertad de expresión e información 
• Cumplimiento de una obligación legal para el desempeño de una tarea realizada en  interés público 
• Por razones de interés público en el ámbito de la salud pública 
• A efectos de archivo de interés público, fines de investigación científica o histórica o con  fines estadísticos, en la medida en que el derecho de supresión pueda hacer imposible o  perjudicar gravemente el logro de los objetivos de ese tratamiento 
• Para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales 

(8.1) DATOS DE CATEGORÍAS ESPECIALES 

De acuerdo con los requisitos del RGPD y la Lista 1 Parte 4 del Proyecto de Ley de  Protección de Datos, las organizaciones están obligadas a tener y mantener documentos  de política adecuados y medidas de salvaguardia para la retención y eliminación de  categorías especiales de datos personales y condenas penales, etc. 

Nuestros métodos y medidas para destruir y borrar datos se describen en esta política y  se aplican a todas las formas de registros y datos personales, como se indica en nuestro  calendario de registro de retención. 

(9) CUMPLIMIENTO Y MONITOREO

DELETE se compromete a garantizar el cumplimiento continuo de esta política y  cualquier legislación asociada y llevar a cabo auditorías periódicas y monitoreo de  nuestros registros, su gestión, archivo y retención. Los propietarios de activos de  información tienen la tarea de garantizar el cumplimiento y la revisión continuos de los  registros y datos dentro de su mandato. 

(10) RESPONSABILIDADES 

Los jefes de departamento y propietarios de activos de información tienen la  responsabilidad general de la gestión de registros y datos generados por las actividades  de sus departamentos, a saber, garantizar que los registros creados, recibidos y  controlados dentro del ámbito de su departamento, y los sistemas (electrónicos o de otro  tipo) y los procedimientos que adopten, se gestionen de manera que cumpla los objetivos  de esta política. 

Cuando se ha designado un DPO, deben participar en cualquier proceso y registro de  retención de datos o se deben conservar todos los archivos y destrucciones. Los  empleados individuales deben asegurarse de que los registros de los que son  responsables sean registros completos y precisos de sus actividades, y que se  mantengan y eliminen de acuerdo con los protocolos de DELETE.