En la actualidad, la digitalización de documentos se ha convertido en un proceso esencial para casi todas las empresas y organizaciones, independientemente de su sector o tamaño. Sin embargo, para que este trámite sea efectivo y seguro, es necesario que se cumplan determinadas normativas y estándares técnicos que permitan la interoperabilidad entre los distintos sistemas y plataformas.
Una de estas normativas es la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI), que establece una serie de directrices y principios que deben seguirse para la digitalización de documentos. En este artículo, profundizaremos sobre qué son las NTI, quién las regula y cuáles son las 12 normas, así como también detallaremos las condiciones que deben cumplirse según la guía de aplicación de la NTI para la digitalización de documentos.
¿Qué son las NTI?
Las NTI son un conjunto de normas técnicas que tienen como objetivo regular el intercambio de información entre distintos sistemas y plataformas tecnológicas. Estas normas se aplican a diversos ámbitos, como la digitalización de documentos, la interoperabilidad de sistemas informáticos o el intercambio de datos entre la Administración Pública y el ciudadano.
Las NTI son reguladas por la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, que se encarga de velar por su cumplimiento y difusión.
Las 12 normas de las NTI
La Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) se compone de 12 normas esenciales, cada una abordando un aspecto específico para garantizar que la digitalización de documentos se realice de manera eficiente, segura y coherente.
- Seguridad de los Documentos: Esta norma establece las medidas de seguridad necesarias para proteger la integridad y confidencialidad de los documentos durante su digitalización y almacenamiento.
- Calidad de la Imagen: Esta norma define los parámetros de calidad de imagen que deben cumplirse durante el proceso de digitalización para asegurar una reproducción fiel del documento original.
- Estructura del Archivo: Esta norma especifica cómo deben estructurarse los archivos digitales para permitir su fácil acceso, búsqueda y gestión.
- Metadatos del Archivo: Esta norma establece los metadatos que deben asociarse a cada archivo digitalizado, lo que facilita su identificación, clasificación y recuperación.
- Conservación de los Documentos: Esta norma proporciona directrices sobre cómo deben conservarse los documentos digitalizados para garantizar su disponibilidad y legibilidad a largo plazo.
- Interoperabilidad con Otros Sistemas: Esta norma asegura que los documentos digitalizados sean compatibles y puedan intercambiarse con otros sistemas de gestión documental.
Las restantes siete normas cubren otros aspectos críticos de la digitalización, como la firma electrónica, la conversión entre formatos y la eliminación segura de documentos.
En conjunto, estas normas crean un marco robusto para la digitalización de documentos, asegurando que este proceso sea seguro, eficiente y que los documentos resultantes sean fácilmente gestionables y accesibles.
Requisitos y condiciones de cumplimiento de NTI
La Guía de Aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) establece una serie de requisitos esenciales para asegurar el cumplimiento de las condiciones estipuladas por las NTI durante la digitalización de documentos. Estos incluyen:
- Calidad de Escaneo: Se debe garantizar un nivel óptimo de calidad en el proceso de escaneo para asegurar una reproducción fiel del documento original.
- Resolución Mínima de Imagen: Se establece una resolución mínima requerida para las imágenes digitalizadas, lo cual es crucial para mantener la legibilidad y claridad de los documentos.
- Uso Adecuado de Metadatos: Es fundamental utilizar correctamente metadatos para facilitar la identificación, clasificación y recuperación de los archivos digitales.
- Identificación del Tipo de Documento: Cada documento digitalizado debe ser correctamente identificado según su tipo para permitir una gestión documental eficiente.
- Almacenamiento y Preservación Adecuada del Archivo Digital: Los archivos digitalizados deben ser almacenados y preservados de manera apropiada para garantizar su disponibilidad y legibilidad a largo plazo.
Beneficios de las NTI para las empresas e instituciones
La implementación de las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) en la digitalización de documentos proporciona una multitud de beneficios significativos para empresas e instituciones, optimizando su funcionamiento y eficiencia.
Reducción de Costos de Almacenamiento y Gestión: La digitalización permite almacenar grandes volúmenes de información en espacios digitales mucho más reducidos comparados con el almacenamiento físico. Esto conlleva a un ahorro considerable en costos asociados con el almacenamiento y gestión de documentos en papel.
Incremento en la Eficiencia de la Gestión Documental: Las NTI facilitan la consulta y recuperación rápida de información. Al digitalizar documentos, se reduce el tiempo empleado en buscar y acceder a documentos físicos, lo que acelera las tareas administrativas y mejora la productividad general.
Mejora en la Seguridad de los Documentos: Al digitalizar documentos y cumplir con las NTI, se incrementa la seguridad de los datos. Los documentos digitales pueden ser protegidos adecuadamente contra pérdida, robo o daño, algo que no siempre es posible con los documentos en papel.
Promoción de la Sostenibilidad: La digitalización de documentos contribuye a las prácticas de sostenibilidad al reducir la dependencia del papel, lo que a su vez disminuye la huella ecológica de la organización.
Accesibilidad Mejorada: Los documentos digitalizados pueden ser accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, facilitando el trabajo remoto y la colaboración entre equipos distribuidos geográficamente.
