Proceso de gestión del ciclo de vida de la información: fases, normas y buenas prácticas

En la actualidad, las organizaciones generan una cantidad masiva de datos: registros financieros, datos personales de clientes, historiales médicos, imágenes de videovigilancia y documentos estratégicos. Sin una gestión eficiente, esta información puede convertirse en una carga operativa y en una vulnerabilidad de seguridad. 

Por eso, el ciclo de vida de la información se ha vuelto un pilar de las políticas de ciberseguridad, cumplimiento legal y eficiencia empresarial.

¿Qué es la gestión del ciclo de vida de la información y por qué es crítica?

El ciclo de vida de la información hace referencia a todas las etapas que atraviesan los datos desde que son creados o recopilados hasta su destrucción o eliminación definitiva. Su adecuada gestión permite a las empresas:

• Cumplir con normas de protección de datos como el GDPR y la LOPDGDD.
• Reducir los costos de almacenamiento innecesario.
• Minimizar los riesgos de filtración o acceso indebido.
• Tomar decisiones mejor informadas.

Muchas normativas como la ISO/IEC 27001 o NIST SP 800-53 exigen demostrar que la organización gestiona el ciclo de vida de los datos de forma segura y controlada.

¿Cuáles son las fases del ciclo de vida de la información?

Aunque cada empresa puede definir variantes específicas, en general el ciclo consta de seis etapas fundamentales:

1. Creación o captura

Los datos pueden generarse internamente (como contratos, informes, formularios) o capturarse externamente (mediante registros de clientes, sensores o plataformas digitales). Desde esta fase, ya deben establecerse controles sobre qué información se almacena y con qué finalidad.

Implementar políticas claras desde la creación, alineadas a principios de minimización de datos, es fundamental para evitar la acumulación innecesaria.

2. Clasificación y almacenamiento

Una vez creados, los datos deben clasificarse según su nivel de sensibilidad, criticidad y ciclo de retención. Aquí se recomienda el uso de etiquetas como:

• Público
• Confidencial
• Información crítica
• Datos personales o sensibles

Para su almacenamiento, es indispensable seguir medidas como cifrado, autenticación y controles de acceso estrictos. Todo esto forma parte de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) bien estructurado.

3. Uso y compartición de datos

Los datos deben utilizarse únicamente para los fines establecidos y por las personas autorizadas. El uso indebido de la información puede representar una brecha de cumplimiento.

En esta etapa es clave establecer registros de acceso, aplicar el principio de privilegios mínimos y monitorear la actividad. Las normas como la ISO/IEC 27040 detallan cómo debe protegerse la información en uso.

4. Conservación y retención

Toda organización debe definir políticas sobre cuánto tiempo se conserva la información, en función de criterios legales, fiscales, operativos o estratégicos. Almacenar datos más tiempo del necesario no solo es costoso, también es riesgoso.

El artículo sobre plazos de conservación de datos clínicos muestra cómo este principio aplica incluso en sectores altamente regulados como la salud.

5. Revisión y depuración

Con regularidad, se debe revisar la información para identificar datos obsoletos, duplicados o innecesarios. Esto ayuda a optimizar el rendimiento de sistemas, reducir almacenamiento y evitar errores.

Muchas empresas integran este proceso a través de software de gestión documental que automatiza alertas de caducidad y solicitudes de revisión.

6. Eliminación segura y certificada

La eliminación de datos no puede ser un simple “borrar archivo”. Es necesario aplicar procesos de borrado seguro certificado que garanticen que la información no será recuperable ni por herramientas forenses.

El estándar NIST SP 800-88 es la referencia internacional para este tipo de procesos, especialmente en sectores como banca, salud y telecomunicaciones. Además, se recomienda documentar cada proceso con evidencias de eliminación, como se explica en esta guía sobre trazabilidad del borrado.

¿Qué pasa si no se gestiona correctamente el ciclo de vida?

Las consecuencias pueden ser graves:

• Filtraciones de datos personales o sensibles.
• Sanciones económicas por incumplimiento legal.
• Pérdida de credibilidad y confianza ante clientes y reguladores.
• Incremento de costos de almacenamiento y mantenimiento.
• Dificultades en auditorías internas o externas.

Por eso, cada fase del ciclo debe estar bien documentada y respaldada por políticas claras, como parte de un SGSI.

¿Cómo integrar el ciclo de vida de la información a un SGSI?

La mejor forma de garantizar que todas las fases se cumplan de forma segura es integrarlas dentro de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, como el propuesto en la norma ISO/IEC 27001.

Esto implica:

• Establecer políticas documentadas.
• Aplicar controles técnicos y administrativos.
• Realizar auditorías internas periódicas.
• Capacitar al personal.
• Definir un protocolo de borrado criptográfico o físico según el nivel de riesgo.

Preguntas frecuentes

¿Qué empresas deben gestionar el ciclo de vida de la información?

Todas. Desde PYMES hasta multinacionales. El tamaño no exime del cumplimiento de normas como GDPR o la LFPDPPP.

¿Cuál es la fase más crítica del ciclo de vida?

La eliminación segura. Si no se destruyen los datos correctamente, pueden ser recuperados incluso años después.

¿Debo conservar archivos aunque ya no los use?

Solo si existe una obligación legal. De lo contrario, mantenlos solo el tiempo necesario y luego aplica borrado certificado.

¿Puedo aplicar este ciclo a datos físicos (papel)?

Sí. Aunque el enfoque aquí es digital, el concepto también aplica a documentos físicos, que deben destruirse mediante trituración o procesos similares.

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